Revisionssichere E-Mail Archivierung als Service

Die E-Mail hat sich als das zentrale Medium in der Unternehmenskommunikation und für die Übermittlung wichtiger Geschäftsinformationen etabliert. Der Gesetzgeber hat deshalb in den letzten Jahren mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDpDU) einige Vorgaben erlassen, die den Schutz vertraulicher und sensibler Daten gewährleisten sollen.

Unternehmen sind gegenüber Wirtschaftsprüfern oder dem Staatsanwalt dazu verpflichtet, prüfungsrelevante Daten über eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 30 Jahren vorzuhalten. Bei E-Mails gelten Aufbewahrungspflichten von 6 Jahren für geschäfts- und 10 Jahre für steuerlich- und buchhalterisch relevante Nachrichten. Nachlässigkeiten in diesem Bereich können ernsthafte rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben. Diese Entwicklung hat in vielen Organisationen zu folgenden Symptomen geführt:

• Der steigende Speicherbedarf treibt Infrastrukturkosten in die Höhe.
• Geschäftsprozesse werden verlangsamt.
• Komplexe rechtliche Fragen zum Umgang mit E-Mails und anderen Daten treten immer häufiger auf.
• Systeme für eine sichere Langzeitarchivierung stellen mittelständische Unternehmen vor hohe Investitionskosten.

Unsere Leistungen

Unser E-Mail-Archivierungsservice sichert die gesamte ein– und ausgehende E-Mail-Korrespondenz. In unveränderter Form werden so alle E-Mails, die Ihr Unternehmen erreichen oder verlassen im sicheren Janz Mittelstands–Rechenzentrum gespeichert. Natürlich können auch die in Ihrer Organisation intern verschickten E-Mails auf diese Weise langfristig vorgehalten werden, sofern den Mitarbeitern ein privater Gebrauch untersagt ist.

Unser Service erfüllt rechtliche Anforderungen nach GDPdU und bietet Ihrer Organisation somit Rechtssicherheit. Im Notfall haben Sie mit Hilfe von intelligenten Suchfunktionen unternehmenskritische E-Mails umgehend wieder zur Hand. Über unser Rechenzentrum stellen wir die für diese Vorgänge nötigen Hard-und Software-Ressourcen zur Verfügung und entlasten somit Ihre IT-Infrastruktur.

Das Janz Mittelstands-Rechenzentrum

Unser Rechenzentrum gehört mit seiner Sicherheitstechnik und den umfassenden Objekt- und Datenschutzmaßnahmen zu den modernsten, auf den Mittelstand ausgerichteten Rechenzentren in Deutschland. Unser Leistungsangebot, unsere Fachexpertise sowie die herausragende technische Ausstattung bieten Ihnen beste Voraussetzungen für den zuverlässigen Betrieb Ihrer IT-Infrastruktur und sind eine kostengünstige, professionelle Alternative zum Aufbau und Management einer eigenen Rechenzentrumsinfrastruktur.

• Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) in n+1 Qualität
• Redundante Raumklimatisierung mit Feuchtigkeits- und Temperaturstabilisierung in n+1 Qualität
• 2-stufige Zugangskontrolle zum Rechenzentrumsbereich
• Transponder und Zahlencode
• Brandfrühsterkennung und Löschanlage
• Wasser- und Feuchtigkeitsüberwachung
• Einbruchsüberwachung (Kontakt- und Bewegungsmelder / Wachdienst)
• Videoüberwachung
• Breitbandige, redundante Anbindung

Ihr Janz Service Desk

Im Janz Service Desk stehen Ihnen definierte Ansprechpartner zur Verfügung. Als Ihre erste Anlaufstelle nehmen die Janz Service Desk Mitarbeiter eine Störung auf und analysieren bzw. beheben diese schnellstmöglich entsprechend der vereinbarten Reaktionszeiten (SLA). Unterstützt werden sie durch Kollegen aus allen IT-Fachbereichen. Darüber hinaus pflegen, dokumentieren und aktualisieren sie alle Aktivitäten in unserem Ticketsystem. Regelmäßige Reportings sind selbstverständlich.

Ihr Nutzen

Durch den Einsatz unseres revisionssicheren E-Mail-Archivierungsservice optimieren Sie die Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit Ihres E-Mail-Systems. Der Zeitaufwand für Backup und Administration wird reduziert und Sie erhalten mehr Platz in Ihren Postfächern bei gleichzeitiger Reduktion des Speicherbedarfs. Suchfunktionen ermöglichen ein schnelles Auffinden archivierter Daten. Der Service unterstützt GDpDU Anforderungen und lässt sich bei Bedarf skalierbar zu einer Archivlösung für Filesysteme ausbauen.

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