Prozesse vereinfacht und Kosten gesenkt

Gerade Unternehmen, die einen großen Posteingang managen müssen, wissen guten Service und intelligente Lösungen zu schätzen. Denn nur wenn Hardware, Software und die Prozesse perfekt aufeinander abgestimmt sind, können Einsparpotenziale optimal ausgeschöpft werden. Der Erfolg dieser Vorgehensweise spricht für sich, wie die Erneuerung der Dokumentenservicelösung bei einem führenden europäischen Energieunternehmen zeigt. Aufgrund der optimierten Prozesse konnte die Produktivität hier um 25% gesteigert werden. Das entspricht einem jährlichen Betrag in Höhe von 120.000 €!

Der Projektleiter des Unternehmens hierzu: "Die Zusammenarbeit mit Janz war so, wie unsere Kunden es von uns erwarten: kompetent, zuverlässig, partnerschaftlich und effizient. Die neue Lösung ermöglicht es uns, schnell und kostengünstig zu arbeiten. Für die Zukunft sind wir gut gerüstet."

Ausgangsposition

Die Optimierung der Prozesse und Produktivitätssteigerung im Bereich Dokumentenservice war das Hauptziel, welches das Unternehmen mit der Beauftragung der Janz IT AG verfolgte. Als interner Dienstleister ist der Fachbereich Dokumentenservice im Raum Hamburg für die Erfassung und Verteilung des Posteingangs verantwortlich. Hier werden jährlich fast 1 Mio. Seiten gescannt und elektronisch an die zuständigen Stellen (Buchhaltung, Reklamation, Leistungsnachweise, Ablesekarten, allg. Korrespondenz) geschickt.

Vorgehen

Zunächst überprüfte der Dokumentenservice gemeinsam mit Janz die vorhandenen Arbeitsprozesse, also die Überführung von analogen in digitale Daten. Die Ergebnisse wurden in einem Transparenzbericht festgehalten. Hier wurde deutlich, dass gewachsene Strukturen und Anpassungen an immer mehr Anforderungen dazu geführt haben, dass Arbeitsprozesse nicht mehr klar strukturiert waren. Aufgrund von veralteter Hard- und Software und mangelnder Bedienerfreundlichkeit waren viele Arbeitsabläufe nicht optimal. So wurden zum Beispiel Staus verursacht, da manche Arbeiten nur an bestimmten PCs durchgeführt werden konnten. Weiterhin fiel auf, dass es keine einheitlichen Wartungsvereinbarungen für die Hard- und Software gab. Der Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter war hoch.

Szenario

Daraufhin wurde ein Lösungsvorschlag entworfen, der vor allem auf Vereinheitlichung der Scan-Arbeitsplätze beruht, Arbeitsprozesse entkoppelt und automatisiert und eine Neuorganisation der Netzwerktopologie und Zielpostfächer vorsieht. Dieser Vorschlag umfasste:

• Umstellung der bestehenden Prozesse: zum Beispiel Optimierung des gesamten Workflows durch die Reorganisation der Zielostfächer
• Systemumgebung: Aufbau eines parallelen Systems auf zwei HP Proliant Servern, einheitliche Scanner Kodak i620 mit der VRS-Software und Ascent Capture
• Lizenzupdate: Aktualisierung der Version Ascent Capture 5.0 auf den aktuellen Stand 6.1
• Tracking&Tracing: Überwachung der Vorgänge der Scannstrecke zu Abrechnungs- und Monitorzwecken über eine bestehende DMS SQL-Datenbank

Konzept und Umsetzung

Zur Umsetzung der neun Erfassungslösung im Energieunternehmen wurde ein so genanntes „Kochbuch“ erstellt, um das Projekt reibungslos und schnell umzusetzen. Aufgrund der detaillierten Konzeption konnte die Lösung innerhalb kurzer Zeit in die bestehende IT-Umgebung integriert werden. Die Arbeitsprozesse werden durch die neue Erfassungslösung effizienter gestaltet: An jedem Arbeitsplatz kann jede anfallende Aufgabe in identischer Weise erledigt werden. Fehlbedienung wegen unterschiedlichem Verhalten der Systeme kann nahezu ausgeschlossen werden. Engpässe bei sehr hohem Belegvolumen werden weitestgehend vermieden. Der Einarbeitungs-/ Schulungsaufwand für die Bediener wird minimiert. Die PC-Ausstattung kann besser an die benötigten Anforderungen angepasst werden. Die Administration der Scanstation wird einfacher. Nach erfolgreicher Implementierung im Raum Hamburg konnte das Konzept und die Lösung durch die eigenen Mitarbeiter auf weitere Standorte übertragen werden.